Budżet musi wynikać z projektu
Oceniający czytają budżet jako streszczenie projektu w liczbach. Jeśli wydatki nie wynikają wprost z opisanych zadań, wniosek traci punkty — a jeśli przejdzie ocenę, takie wydatki wracają przy rozliczeniu jako koszty trudne do obrony.
Pułapka 1: wydatki poniesione przed wnioskiem
Co do zasady koszty poniesione przed złożeniem wniosku nie są kwalifikowalne, a w pomocy publicznej mogą wręcz przekreślić efekt zachęty. Dotyczy to także zaliczek i zamówień złożonych „na zapas”.
Pułapka 2: ceny bez uzasadnienia rynkowego
Stawki i ceny powinny wynikać z rozeznania rynku — ofert, cenników lub analiz. Zawyżony budżet obniża ocenę efektywności, a zaniżony kończy się brakiem środków na realizację.
Pułapka 3: VAT i koszty pośrednie
Podatek VAT, który firma może odliczyć, nie jest kosztem kwalifikowalnym. Koszty pośrednie rozliczane są według zasad programu — często ryczałtem — i nie mogą dublować kosztów bezpośrednich.
Pułapka 4: kategorie z limitami
Wiele naborów ogranicza udział wybranych kategorii, np. usług zewnętrznych, szkoleń czy robót budowlanych. Przekroczenie limitu nie dyskwalifikuje projektu, ale nadwyżka staje się kosztem niekwalifikowalnym, który trzeba sfinansować samodzielnie.
Jak budować budżet bezpiecznie
- przypisz każdy wydatek do konkretnego zadania i wskaźnika,
- zbieraj oferty już na etapie wniosku i archiwizuj rozeznanie rynku,
- sprawdź limity kategorii i intensywność pomocy dla każdej z nich,
- zaplanuj rezerwę na VAT i koszty niekwalifikowalne,
- przed złożeniem wniosku przejrzyj budżet z perspektywy przyszłej kontroli.
