Rodzaje kontroli
Projekty dotacyjne mogą być kontrolowane w trakcie realizacji, na zakończenie oraz w okresie trwałości. Kontrola może odbyć się w siedzibie beneficjenta lub zza biurka — na podstawie przesłanych dokumentów.
Czego szukają kontrolerzy
- zgodności zrealizowanego zakresu z wnioskiem i umową,
- poprawności zamówień i stosowania zasady konkurencyjności,
- kwalifikowalności wydatków i ich udokumentowania,
- osiągnięcia wskaźników i trwałości efektów,
- oznakowania projektu i przechowywania dokumentacji.
Teczka projektu
Najlepiej przygotowani są beneficjenci, którzy od początku prowadzą uporządkowaną dokumentację: umowę i aneksy, dokumenty zamówień, faktury z dowodami zapłaty, protokoły odbioru, ewidencję środków trwałych oraz dowody osiągnięcia wskaźników.
Po kontroli
Wyniki kontroli trafiają do beneficjenta w formie informacji pokontrolnej. Jeśli zawiera ona ustalenia, z którymi firma się nie zgadza, zwykle można zgłosić zastrzeżenia w określonym terminie. Warto zrobić to rzetelnie — argumenty przedstawione na tym etapie często decydują o wysokości ewentualnej korekty.
Najlepsze przygotowanie to bieżąca dokumentacja
Kontrola nie powinna oznaczać gorączkowego kompletowania dokumentów. Jeśli dokumentacja powstaje równolegle z realizacją projektu, przygotowanie do kontroli sprowadza się do jej przejrzenia.
