W 2026 r. Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy — etapami, w zależności od wielkości podatnika. Zmiana dotyczy również beneficjentów projektów dotacyjnych, którzy rozliczają wydatki na podstawie faktur.
Co się zmienia w rozliczeniach
Faktura ustrukturyzowana nie ma papierowego oryginału, na którym dotąd często umieszczano opis wydatku: numer umowy, nazwę projektu czy kategorię kosztu. Informacje te trzeba przenieść do systemu księgowego lub odrębnej dokumentacji, która jednoznacznie łączy fakturę — poprzez jej numer w KSeF — z projektem.
O czym pamiętać
- ustal wewnętrzny sposób opisywania faktur projektowych,
- sprawdź wytyczne instytucji dotyczące prezentowania e-faktur we wnioskach o płatność,
- zadbaj o archiwizację potwierdzeń i wizualizacji faktur,
- uwzględnij zmianę w procedurach zamówień i odbiorów.
Przed złożeniem najbliższego wniosku o płatność warto upewnić się, że dokumentacja wydatków jest spójna z nowym obiegiem faktur.
